For å opprette nye ansatte går en på menyvalg Admin - Ansatt - Ansatt
Du vil få opp en oversikt over alle aktive ansatte.
Velg 
ikonet oppe til venstre for å opprette en ny ansatt
Personlig
- Først legger en inn korrekt ansattnr og navn og trykker på lagre. (Alle de andre fanene på ansatt blir dermed tilgjengelig)
- Kompletter deretter informasjonen under fane Personlig ved å legge inn adresse, telefonnummer, mobilnummer osv.
PS Husk å legge inn mailadresse, denne må være registrert for at den ansatte skal kunne få tilsendt mail med påloggingsinfo og benytte glemt passord. - Lønnsgruppe må angis for ansatte som skal være med i eksport til lønn.
Mangler lønnsgruppe vil det aldri bli overført timer til lønn på vedkommende ved en lønnseksport.
Aktivere moduler
Kryss av iht. hva som skal aktiveres for den ansatte.
| Aktiv | Beskrivelse |
|---|---|
| Aktiv i Tid | Skal kunne benytte Tid modul |
| Aktiv i Fravær | Skal registrere Fravær (også ved synk fra Simployer Fraværsmoduler) |
| Aktiv i Fleksitid | Skal ha avspaseringkonto/timebank/fleksitidssaldofleksitid (timebank) |
| Aktiv i Plan | Skal settes opp med vakter i Planha planlagt arbeidstid i plan modul |
| Aktiv i SMS | Skal kunne motta SMS varslermeldinger |
| Kan bruke Min Capitech | Skal kunne logge inn i Min Capitech (Min Tid) og se egne timer |
| Kan bruke Mobilterminal | Skal kunne registrere timene sine via tjenesten Mobilterminal |
| Skal registrere Tid | Skal kunne registrere timer selv. |
| Tip | ||
|---|---|---|
| ||
Ansattnummeret kan ikke uten videre endres i ettertid. Om eksport til lønn (eller andre integrasjoner) benyttes er det derfor viktig at ansattnummer som legges inn er det samme som den ansatte har / skal ha i lønnssystemet. |
Tid
Her kan bl.a. avdeling og andre dimensjoner den ansatte skal ha som standard angis.
Hvilke dimensjoner som vises avhenger av hva som er i bruk på den aktuelle klienten / virksomheten.
Ansatte kan meldes inn i aktuell ansattgruppe(r) om det er i bruk i virksomheten.
Trykk på 
for å legge den ansatte i en ansattgruppe.
Fleksitid meny helt til høyre kommer opp om man har krysset av for "Aktiv i Fleksitid" under "Personlig".
Man velger eventuell saldogrense hvis dette er aktuelt og velg som standard "Beregningsregel" for beregning av fleksitid.
Tilgang
Her angis hvilke tilganger den ansatte skal ha i Min Capitech.
| Valg | Tilgang |
|---|---|
| Ingen registrering, kun visning | Ansatt kan se registrerte tid men ikke registrere eller endre i Min Tid |
| Registrering inn og ut | Ansatt kan registrere seg inn og ut "her og nå" men ikke angi klokkeslett eller endre på registreringer |
| Registrering i dag | Ansatt kan registrere tid for inneværende dag. Inkl. angi fra og til klokkeslett og endre registreringer |
| Flere dager med etterregistrering | Ansatt kan registrere tid for angitt antall dager bakover. Inkl. angi fra og til klokkeslett og endre registreringer Antall dager fremover i tid er som standard ikke aktivert. Kan aktiveres ved behov. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
For ansatte som skal benytte terminaler, er det ofte at Min Capitech (Min Tid) ikke åpnes for registrering. Dvs. "Ingen registrering, kun visning". Den ansatte har da tilgang til Min Capitech for å se sine timer, men ikke registrere eller korrigere timer. |
Manuelle tillegg
Man kan krysse av om den ansatte skal ha tilgang til å legge inn Manuelle tillegg. Dette er en løsning som kan benyttes for å legge inn stykktillegg som er sporadiske / ikke avhengig av arbeidstid. Manuelle tillegg må være aktivert og i bruk på klienten / virksomheten for at dette skal være mulig.
Ekstern bruker-id
Her legges eksternt brukernavn inn ved bruk av ekstern pålogging som f. eks Azure AD
Send invitasjon
Sender en mail invitasjon til den ansatte med link til Min Capitech og lar den ansatte sette ønsket passord.
Passord
Her kan passord resettes av leder om nødvendig.
NB! Det anbefales at den ansatte i stedet benytter glemt passord knappen i Min Capitech pålogging.
Har dere innlogging til Min Capitech med Simployer Portal bruker benyttes ikke dette passordet for innlogging. Da er det i Personalregisteret i Simployer Portal at mailadressen skal være oppdatert, og glemmer den ansatte passordet sitt til Simployer Portal kan Systemadministrator sender Påloggingsinformasjon fra Simployer.
Registreringskort
Hvis terminal benyttes, legges det inn enten kortnummer (f.eks strekkode kort) eller RFID nummer (berøringsfrie kort).
PIN kode er en kode som kan aktiveres for bruk på Touch terminal eller Mobilterminal, dette er ikke veldig vanlig.
Fravær
Her kan en legge inn antall dager med egenmelding barns sykdom (om det er mer enn standard 10 dager / angitt i klientinnstillinger) f. eks 15 eller 20 dager. Les gjerne mer om temaet her https://www.simployer.no/artikler/egenmelding-sykt-barn/
Om det skulle være behov å registrere tapt rett til bruk av egenmelding på en ansatt kan dette gjøres her. For mer info les gjerne her https://www.leder.no/sykefravaer/egenmelding/artikkel/Inndragelse-av-egenmeldingsretten
