Denne veiledningen viser hvordan du aktiverer og kompletterer ansatte som er overført fra et annet system.
Finne ansatte som er synkronisert
Har dere ansattintegrasjon / ansattsynk vil du finne dine nyansatte ved å velge meny Admin - Ansatt - Ansatt
Du vil som standard få opp en oversikt over alle aktive ansatte.
- I kolonnen "Aktiv" velg "Ikke Aktiv" for å se ansatte som ikke ennå er aktivert.
- I kolonnen med overskriften "Synk status" velg "Ny" for å se kun nye importerte
Nå ser du kun ansatte som er importert, men ikke er klargjort og aktivert.
Klikk på den aktuelle ansatte for å komplettere opplysninger og aktivere den ansatte for bruk av aktuelle Tid & Plan moduler.
Ferdigbehandlet
Når en har fylt ut all aktuell info på den ansatte og trykker "Lagre" så får en spørsmål om en vil oppdatere status på den nye ansatte til ferdigbehandlet. Ved å svare Ja på denne blir den ansatte tatt bort fra listen over nye ansatte.
Personlig
Lønnsgruppe : for ansatte som skal være med i eksport til lønn må lønnsgruppe fylles ut. Mangler lønnsgruppe vil det aldri bli overført timer til lønn på vedkommende ved en lønnseksport.
Aktivere: huk av for hvordan den ansatte skal aktiveres.
| Aktiv | Beskrivelse |
|---|---|
| Aktiv i Tid | Skal kunne benytte Tid modul |
| Aktiv i Fravær | Skal registrere Fravær (også ved synk fra Simployer Fraværsmoduler) |
| Aktiv i Fleksitid | Skal ha avspaseringkonto/timebank/fleksitidssaldo |
| Aktiv i Plan | Skal settes opp med vakter i Plan |
| Aktiv i SMS | Skal kunne motta SMS varsler |
| Kan bruke Min Capitech | Skal kunne logge inn i Min Capitech (Min Tid) og se egne timer |
| Kan bruke Mobilterminal | Skal kunne registrere timene sine via tjenesten Mobilterminal |
| Skal registrere Tid | Skal kunne registrere timer selv. |
Tid
Her kan bl.a. avdeling og andre dimensjoner den ansatte skal ha som standard angis.
Hvilke dimensjoner som vises avhenger av hva som er i bruk på den aktuelle klienten / virksomheten.
Ansatte kan meldes inn i aktuell ansattgruppe(r) om det er i bruk i virksomheten.
Trykk på 
for å legge den ansatte i en ansattgruppe.
Fleksitid meny helt til høyre kommer opp om man har krysset av for "Aktiv i Fleksitid" under "Personlig".
Man velger eventuell Saldogrense hvis dette er aktuelt og krysser av for "Beregningsregel".
Tilgang
Her angis hvilke rettigheter den ansatte skal ha i Min Capitech (Min Tid).
| Valg | Tilgang |
|---|---|
| Ingen registrering, kun visning | Ansatt kan se registrerte tid men ikke registrere eller endre i Min Tid |
| Registrering inn og ut | Ansatt kan registrere seg inn og ut "her og nå" men ikke angi klokkeslett eller endre på registreringer |
| Registrering i dag | Ansatt kan registrere tid for inneværende dag. Inkl. angi fra og til klokkeslett og endre registreringer |
| Flere dager med etterregistrering | Ansatt kan registrere tid for angitt antall dager bakover. Inkl. angi fra og til klokkeslett og endre registreringer |
Min Capitech og Terminaler
For ansatte som skal benytte terminaler, er det ofte at Min Capitech (Min Tid) ikke åpnes for registrering. Dvs. "Ingen registrering, kun visning". Den ansatte har da tilgang til Min Capitech for å se sine timer, men ikke registrere eller korrigere timer.
Manuelle tillegg
Man kan krysse av om den ansatte skal ha tilgang til å legge inn Manuelle tillegg. Dette er en løsning som kan benyttes for å legge inn stykktillegg som er sporadiske / ikke avhengig av arbeidstid. Manuelle tillegg må være aktivert og i bruk på klienten / virksomheten for at dette skal være mulig.
Ekstern bruker-id
Her legges eksternt brukernavn inn ved bruk av ekstern pålogging som f. eks Azure AD
Passord
Her kan passord resettes, men det anbefales at mailadressen til den ansatte isteden er registrert under Personlig. Da kan den ansatte få tilsent påloggingsinformasjon ved Glemt Passord.
Har dere innlogging til Capitech (Min Tid) via globalmenyen i Simployer Portal benytter dere ikke dette passordet for innlogging. Da er det i Personalregisteret i Simployer Portal at mailadressen skal være oppdatert, og glemmer den ansatte passordet sitt til Simployer Portal kan Systemadministrator sender Påloggingsinformasjon fra Simployer.
Registreringskort
Hvis terminal benyttes, legges det inn enten kortnummer (f.eks strekkode kort) eller RFID nummer (berøringsfrie kort).
PIN kode er en kode som kan aktiveres for bruk på Touch terminal eller Mobilterminal.
Finne ansatte som er synkronisert
Har dere ansattintegrasjon / ansattsynk vil du finne dine nyansatte ved å velge meny Admin - Ansatt - Ansatt
Du vil som standard få opp en oversikt over alle aktive ansatte.
- I kolonnen "Aktiv" velg "Ikke Aktiv" for å se ansatte som ikke ennå er aktivert.
- I kolonnen med overskriften "Synk status" velg "Ny" for å se kun nye importerte
Nå ser du kun ansatte som er importert, men ikke er klargjort og aktivert. Klikk på den aktuelle ansatte for å komplettere opplysninger og aktivere bruk av Tid & Plan moduler.
Ferdigbehandlet
Når en har fylt ut all aktuell info på den ansatte og trykker "Lagre" så får en spørsmål om en vil oppdatere status på den nye ansatte til ferdigbehandlet. Ved å svare Ja på denne blir den ansatte tatt bort fra listen over nye ansatte.