Søke timeregistreringer eller fravær i Flow
Det finnes mange forskjellige alternativer å søke opp timeregistreringer i Flow. Timeregistreringer finner man i Timer fane.
finnes en del enkle filtreringsmuligheter i Timer fanen i Flow. Man kan bruke de som er forhåndsdefinert som er beskrevet under.
| Betyr at man har valgt periodevisning for å søke opp timeregistreringer. Man kan velge å søke for i dag, i går, denne uken eller en spesifikk dato. |
| Betyr at man har valgt ansattvisning for å søke opp timeregistreringer. Man kan velge å søke for i dag, i går, denne uken, denne måneden, i år eller i en spesifikk tidsperiode (maksimum 1 års visning). |
| Viser godkjente og ikke godkjente timeføringer |
| Viser kun godkjente timeføringer |
| Viser kun ikke godkjente timeføringer |
| Viser kun ansatte som mangler oppmøte i perioden. Sjekker om det er timer eller fravær registrert og om de skulle vært på jobb på den aktuelle dagen. Trykk på de 3 prikkene til venstre på ansatt for å legge til timeregistrering. Dette filteret fungerer hvis Plan modul i Capitech benyttes. |
| Filter som viser fravær i søkeresultater for den perioden eller ansatt. Disse vises med rosa linjer blant timeregistreringer. |
| Filter som viser kun timeregistreringer |
| hvor det er generert overtid eller mangler f. eks. en ut/inn-registrering. Viser søkeresultat for den valgte perioden eller ansatt. | |
| Lage egne filter kun for din bruker. Dette ikonet ligger til høyre for godkjenningsknappen. |
Man kan også søke direkte i kolonner ved å skrive deler av navn eller nummer, filtrere stigende eller synkende ved å bruke pil opp eller ned på de forskjellige kolonnene.
Når man søker på periode perspektiv:
Søkeresultat med en ukes periodevisning av alle timeregistreringer og fravær filter:
Når man søker på ansatt perspektiv:
Søkeresultat med en måneds ansattvisning av timeregistreringer som er ikke godkjent og har overtid eller annet spesielt (varsel filter):
Opprette egendefinerte filter
I Timer kan du opprette egendefinerte filter for å forenkle søk du ofte benytter. Bruk Opprett Nytt Filter knappen til høyre for å opprette et filter. Tilordne filteret de søkekriteriene du skal ha. Søkekriteriene avhenger av oppsett og tilgangen - f.eks. ansatt, avdeling, prosjekt osv. Sett Navn, velg Symbol og Lagre filteret. Du finner nå filteret i menyen til venstre under gitt navn og symbol.
- Man kan filtrere på de forskjellige dimensjonene som er aktive for klienten.
- Ansatte som skal settes inn må være aktive. Marker det som skal fanges opp via filteret:
For eksempel: Her skal man kun fange opp timeføringer på unit 21099, 22099 og 23000
Videre skal man fange opp timeføringer på unit 21099, 22099 og 23000 og generasjon BF18, BF19
Når man har satt opp de riktige valget i filteret trykker man på lagre til oppe til høyre, skriver inn ønsket navn og ikon på filteret for å lagre. Valgt ikon legger seg til på rød linje til venstre i løsningen.
Lukk de nye filteret ved å trykke på krysset oppe til høyre etter at filteret er lagret.
Når ikonet er markert svart betyr det at man viser kun timeregistreringer i henhold til valgt filter.
I dette tilfellet er det ingen timeføringer på inneværende dag på det gitte filteret.
For å få tilbake alle ansatte uten filter velges klokken oppe til venstre under pluss tegnet for å gjøre.
Filteret skrus da av og alle registreringer vises.
For å endre på filter velger man først det filteret som skal endres, deretter blyant-ikon som
kommer opp bak filternavnet. Man blir da ført tilbake til filtervelgeren.
Der kan man også slette hele filteret hvis det skulle være nødvendig.
Eksempel: opprett ansatt-filter
Hvis for eksempel øverste leder kun skal godkjenne lønn til mellomledere, kan de være nyttig å filtrere ut disse og sette opp som standard filter til godkjenner i Flow.
Under "Timer" i Flow finner man følgende knapp helt til høyre:
Trykk på "Ansatt" og velg aktuelle personer fra ansattlisten som kommer opp:
Lagre til høyre, fyll ut ønsket navn på filter, velg ikon og til slutt "Lagre filter":
Filteret vil legge seg til venstre marg under "Timer" menyen. Trykk på filteret for å aktivere det, indikasjon er svart bakgrunn på filteret:
Da vil kun de ansatte man har lagt filter på komme opp. Husk at det må være gitt at vedkommende som skal ha filteret, har avdelingstilgang
til de forskjellige avdelingene det føres timer mot (Settes av superbruker i Flow Admin).