Page Comparison

Utvidet lønnseksport i Flow

Finner en under menyvalg Admin - Integrasjoner - Lønnseksport:

Opprette Lønnsperiode
Trykk på + ikonet oppe til venstre for å opprette ny lønnsperiode.

Deretter angis ønsket år, periode og fra - til dato. 

Med utvidet lønnseksport i bruk kan Fradato tidligere periode angis for å kunne ta få med godkjente men ikke eksporterte timeregistreringer fra tidligere lønnsperioder. 

Systemet vil automatisk fylle ut forslag til verdier basert på tidligere perioder slik at en sparer tid.

Image RemovedImage Added

Status
settes som "Aktiv" når man oppretter lønnsperioden. Endres automatisk senere ved generering av journal og eksport av fil. 

Brukes til
"Eksporter til lønnskjøring"
er standard på og angir om perioden kan benyttes til eksport av variabel lønn til lønnsystemets lønnskjøringsmodul.

"Eksporter til fraværsmodul"
er standard av og angir om perioden kan benyttes til eksport av fravær til lønnsystemets fraværsmodul. (Eller fraværsmodul i annet eksternt system)

PS!
Flow har pr nå eksport av variabel lønn, men ikke eksport av fravær til fraværmodul.
Eksport av fravær til fraværsmodul utføres i Classic Tid for de som benytter dette.   

Legge til Lønnsgruppe

Når man trykker Lagre på lønnsperiode går menyen inn og det perioden vil bli lagt til på hovedbildet.

Før perioden kan benyttes må det legges til hvilke ansatte som skal være med ved å legge til en eller flere lønnsgrupper.

Trykk på lønnsperiode linjen så den utvides og legg via + ikonet nedenfor til en eller flere lønnsgrupper som skal være med:

Kjør periode til Journal

Når periode er etablert og lønnsgruppe er lagt til så får man mulighet for å kjøre perioden til høyre på samme linje:

Når man trykker "Kjør" blir det laget og åpnet lønnsjournal for perioden. Her kan en se hva som vil bli overført til lønn før selve eksporten gjennomføres.
Lønnsjournalen kan om ønskelig generes til PDF eller Excel.

PS!
Skulle en avdekke behov for å korriger eller komplettere timer eller fravær kan dette gjøres og godkjennes.
Deretter kan en kjøre perioden til Journal på ny. Opprinnelig innhold i journalen fra første kjøring erstattes i sin helhet av ny kjøring.

Eksport av fil til lønnsystem

Når lønnsjournal er klar for overføring til lønn, klikk på knappen "Fileksport".
Det lages en fil som du kan lagre på ønsket sted.  

NB! 
Ikke  Ikke åpne og lagre eksportfilen via Excel, da dette vil endre på filen så den blir uleselig for deres lønnsystem.
Åpne heller om ønskelig en kopi i Excel men ikke filen du faktisk importererskal importere

Filen importeres i lønnssystemet og erstatter manuell punching av variabel lønn.

Sperredato
Ved eksport til fil settes automatisk siste dag i lønnsperioden som sperredatomed utvidet lønnseksport konsept settes automatisk dagen før angitt "Fradato tidligere periode" som sperredato timer.
Det betyr at det det ikke kan legges til, endres eller korrigeres hhv. timer eller fravær frem til og med sperredato.

Eksporterte timeregistreringer låses
Ved eksport får timeregistreringer status som eksportert og medfører at timeregistering på disse dager pr ansatt blir låst for redigering. 

Angre en lønnseksport
I spesielle situasjoner kan en ha behov for å reversere en lønnseksport hvor det er generert fil, timeregistreringer er blitt satt som eksportert og dermed låst. For å løse dette er det etablert en løsning for å angre en gjennomført lønnsekport.

Knappen ligger inne på lønnsjournal og er av naturlige årsaker rettighetsstyrt så kun brukere som er tildelt rettigheter til dette kan gjennomføre dette. 

Image Added

Om en kjører Angre lønnseksport skjer følgende:

• En må første bekrefte at en er sikker 
• Lønnsperiode status settes tilbake til aktiv
• Lønnsjournal slettes (evt. fil slettes ikke, gjør dette manuelt)

Låse opp for korrigering etter eksport 
Om det ved spesielle tilfeller er behov for å åpne opp for registrering / sletting / korrigering av timer og/eller fravær som er eksportert kan dette gjøres ved å klikke på "Sperredato" øverst.
Sett dato tilbake så langt det er behov for og lagre.
Dette er normalt kun hensiktsmessig om fil er eksportert men ikke er importert/kjørt i lønn.  gå til den aktuelle timeregistreringen, låse den opp og utføre korrigeringen. 

Status som eksportert blir ikke opphevet ved redigering og de korrigerte timene blir ikke eksportert på nytt. (Da de allerede er eksportert til lønn). Evt. utbetaling eller trekk av denne korreksjon etter lønnsekpsort må legges inn i lønn manuelt.  Det blir logget hvem og når som har utført denne form for opplåsing og korreksjon etter lønnseksport.