Utvidet lønnseksport

Utvidet lønnseksport i Flow

Om en benytter ordinær eller utvidet lønnseksport styres i Klientinnstillinger i fane Lønn
Les mer om dette her: Klientinnstillinger - Lønn

Lønnseksport finner en under menyvalg Admin - Integrasjoner - Lønnseksport:

Opprette Lønnsperiode
Trykk på + ikonet oppe til venstre for å opprette ny lønnsperiode.

Deretter angis ønsket år, periode og fra - til dato. Systemet vil automatisk fylle ut forslag til verdier basert på tidligere perioder slik at en sparer tid.

Med utvidet lønnseksport i bruk kan Fradato tidligere periode angis for å kunne få med godkjente men ikke eksporterte timeregistreringer fra tidligere lønnsperioder. 

I eksempelet nedenfor lages det en lønnsperiode for mai som også vil ta med timeregistreringer fra mars og april.

Fradato tidligere periode
Benyttes for å kunne få med timeregistreringer fra tidligere lønnsperioder som er pr nå er godkjent men ikke eksportert.

Kan velges i en liste basert på noen kriterier:

• Kan ikke være flere dager bakover enn angitt i Klientinnstillinger lønn
• Må være en fradato på en lønnsgruppe i en tidligere lønnsperiode
  
  
• Kan ikke være lengre bak enn fradato på tidligste lønnsperiode som er kjørt med utvidet lønnseksport konsept
• Kan ikke være lengre bak enn sperredato timer (som automatisk settes til fradato tidligere periode -1 dag ved kjøring av en lønnsperiode)
  
  I praksis er dette for å unngå at en tar med datoer hvor det er kjørt lønnseksport med ordinært konsept, dvs. at timer allerede er eksportert til lønn men ikke har status som eksportert som er innført iht. nytt utvidet konsept. Dette sikrer at en ikke kjører eksport av samme timeregistreringer flere ganger.  

Overgang til utvidet lønnseksport 
Når en evt. skal gå over fra ordinært til utvidet lønnseksport konsept er hensikten å kunne få med godkjente ikke ekportere timer fra tidligere perioder.

Siden ordinær lønnseksport baseres på dato og ikke setter status eksportert på den enkelte timeregistrering kan en ikke hente timeregistreringer fra tidligere lønnsperioder som er kjørt på ordinært konsept. (Da ville en kunne eksportere samme grunnlag flere ganger).

Timeregistreringer kan kun hentes fra lønnsperioder som er kjørt med utvidet konsept, dvs. at det i praksis blir en stegvis overgang.

Eksempel
Her er en enkel prinsippskisse med eksempel på overgang 1 April:

Blå er ordinære lønnseperioder hvor timer eksporteres (men ikke får status som eksportert, har låsing basert på dato for lønnskjøring)
Grønn er lønnsperioder på utvidet lønnseksport konsept.
Lys grønn er perioden for utvidet lønnsperiode som sjekkes for godkjente ikke eksporterte transaksjoner.

På bildet ovenfor vil lønnsperiode for Juni ha Fra - Til dato 01.06.2020 til 30.06.2020 og Fradato tidligere periode 01.03.2020 slik at en får med evt. timer fra de to forrige måneder som ikke er eksportert men i ettertid er blitt registrert, godkjent og klare.

April lønnsperiode kan i eksempelet ikke ha fradato tidligere periode bakover i tid inn i ordinære lønnseksporter siden disse timeregistreringene ikke har status som eksportert og ville gitt ny eksport av allerede lønnede timer. Det er logikk ved oppsett av lønnsperioder som sikrer at det ikke er mulig å velge dato bakover inn i lønnsperioder på ordinært konsept.

Status
settes som "Aktiv" når man oppretter lønnsperioden. Endres automatisk senere ved generering av journal og eksport av fil. 

Brukes til
"Eksporter til lønnskjøring"
er standard på og angir om perioden kan benyttes til eksport av variabel lønn til lønnsystemets lønnskjøringsmodul.

"Eksporter til fraværsmodul"
er standard av og angir om perioden kan benyttes til eksport av fravær til lønnsystemets fraværsmodul. (Eller fraværsmodul i annet eksternt system)

Legge til Lønnsgruppe

Når man trykker Lagre på lønnsperiode går menyen inn og det perioden vil bli lagt til på hovedbildet.

Før perioden kan benyttes må det legges til hvilke ansatte som skal være med ved å legge til en eller flere lønnsgrupper.

Trykk på lønnsperiode linjen så den utvides og legg via + ikonet nedenfor til en eller flere lønnsgrupper som skal være med:

Kjør periode til Journal

Når periode er etablert og lønnsgruppe er lagt til så får man mulighet for å kjøre perioden til høyre på samme linje:

Når man trykker "Kjør" blir det laget og åpnet lønnsjournal for perioden. Her kan en se hva som vil bli overført til lønn før selve eksporten gjennomføres.
Lønnsjournalen kan om ønskelig generes til PDF eller Excel.

PS!
Skulle en avdekke behov for å korriger eller komplettere timer eller fravær kan dette gjøres og godkjennes.
Deretter kan en kjøre perioden til Journal på ny. Opprinnelig innhold i journalen fra første kjøring erstattes i sin helhet av ny kjøring.

Eksport av fil til lønnsystem

Når lønnsjournal er klar for overføring til lønn, klikk på knappen "Fileksport".
Det lages en fil som du kan lagre på ønsket sted.  

NB! Ikke åpne og lagre eksportfilen via Excel, da dette vil endre på filen så den blir uleselig for deres lønnsystem.
Åpne heller om ønskelig en kopi i Excel men ikke filen du faktisk skal importere

Filen importeres i lønnssystemet og erstatter manuell punching av variabel lønn.

Sperredato
Ved eksport til fil med utvidet lønnseksport konsept settes automatisk dagen før angitt "Fradato tidligere periode" som sperredato timer.
Det betyr at det det ikke kan legges til, endres eller korrigeres hhv. timer frem til og med sperredato.

Eksporterte timeregistreringer låses
Ved eksport får timeregistreringer status som eksportert og medfører at timeregistering på disse dager pr ansatt blir låst for redigering. 

Angre en lønnseksport
I spesielle situasjoner kan en ha behov for å reversere en lønnseksport hvor det er generert fil, men ikke importert og kjørt lønn på i lønnsystemet. Timeregistreringer er i dette scenario satt som eksportert og dermed låst.

For å løse dette er det etablert en løsning for å angre en gjennomført lønnsekport. Knappen ligger inne på lønnsjournal og er av naturlige årsaker rettighetsstyrt så kun brukere som er tildelt rettigheter til dette kan gjennomføre dette. 

Om en kjører Angre lønnseksport skjer følgende:

• En må første bekrefte at en er sikker 
  
  
• Lønnsperiode status settes tilbake til aktiv
• Lønnsjournal slettes
  
• Eksportert status på timeregistreringer i denne lønnsperiode oppheves (så timer blir åpne for evt. korrigering og ny godkjenning )
  
  
• Eksportert fil slettes ikke automatisk, gjør dette manuelt da denne IKKE skal importeres til lønn. 
  
• Sperredato timer blir ikke endret. uføres manuelt etter behov. 

Etter dette kan en ferdigstille og godkjenne timegrunnlag som vanlig og kan generere lønnsjournal på nytt og eksportere fil på vanlig måte.

Låse opp for korrigering etter eksport 
Om det ved spesielle tilfeller er behov for å åpne for korrigering av enkelte timeregistreringer som er eksportert kan dette gjøres på følgende vis

• Gå til den aktuelle timeregistreringen, en ser at den er eksportert med ikonet ute til venstre i rødt 
• Klikk på de tre prikkene og den åpne hengelåsen for å låse opp 
  
  
• Utfør ønsket korrigering og lagre
• Godkjenn på nytt om ønskelig

Status som eksportert blir ikke opphevet ved redigering og de korrigerte timene blir ikke eksportert på nytt siden denne registreringen allerede er eksportert til lønn.

Evt. utbetaling eller trekk som følge av slik korreksjon som gjøres etter eksport til lønn må legges inn i lønn manuelt.  Det blir logget hvem og når som har utført opplåsing og korreksjon etter lønnseksport. 

PS!
Om det f. eks er behov for å utbetale noen timer som gjelder en dag i forrige måned kan dette løses ved å legge inn og godkjenne en timeregistrering slik at den blir med på neste utvidede lønnseksport. Korrigering av allerede eksporterte timer er laget for de spesielle tilfeller hvor det er behov for å korrigere timer eller kontering for rapportering / historikk.