I dette kartoteket legges inn alle faste opplysninger om klienten. Informasjonen som legges inn her brukes på mange av utskriftene og funksjonene i systemet. Du finner klientinnstillinger under menyen Admin → Klientinnstillinger.
I fane "Generelt" legges det inn generelle opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og organisasjonsnummer.
I fane "Plan"
finnes det predefinerte regler som kan benyttes i Plan modulen for å varsle ved evt. planlegging av arbeidstid som gir brudd på, definerte regler.
For å aktivere eller deaktivere en regel, trykk på navnet og sett/fjern hake "Aktiv" og deretter trykk Lagre.
TipsOm en har behov for (f,eks pga. godkjent dispensasjon) andre grenser eller tekster enn standard kan en kopiere og justere regler.
Klikk på de tre prikkene til venstre, deretter på kopi ikonet (to firkanter). Angi ønsket verdi, beskrivelse og advarsel tekst.
Husk å deaktivere den opprinnelige regelen om en ønsker kun å benytte den nye. (Se eksempel i bildet).
I fane "Lønn" finner en innstillinger som er knyttet til integrasjon med lønnssystem.
Sperredato timer
angir at timer som er før eller på respektive sperredato er sperret for redigering.
angir at fravær som er før eller på respektive sperredato er sperret for redigering.
Integrering lønn
Viser evt. eksportformat for variabel lønn som er etablert på klienten. (Settes og endres av leverandør).
Integrering fravær
Viser evt. eksportformat for fravær som er etablert på klienten. (Settes og endres av leverandør).
Fileksport
Her angis filnavn for eksportfil som genereres ved lønnseksport.
Ved eksport fra Flow angis kun filnavn f.eks Lonnseksport.csv
Ved eksport fra Classic Tid angis både sti og filnavn f.eks: F:\Mappenavn\mappenavn\Lonnseksport.csv
Maks dager fradato tidligere periodeDenne innstillingen benyttes kun ved utvidet lønnsekport og styrer hvor mange dager en maksimalt kan gå bakover fra fradato i en lønnsperiode. Lønnseksport gruppering
Denne innstillingen kan benyttes for å angi hvordan en ønsker at lønnseksport skal grupperes ved eksport.
- Lønnsperiode samlet
- Lønnsperiode med splitt pr kalendermåned
- Lønnsperiode med splitt pr dato
Løsning 1
er vanlig eksport med f. eks ansattnr, avdeling, lønnsart, antall på en linje (for alt som er likt) Dette er det mest vanlige grupperingsnivå for import av variabel lønn.
Løsning 2
kan benyttes for å dele opp i to for lønnsperiode som berører to måneder. F.eks 85 timer med timelønn på mai og 75 timer på Juni. Kan da kontere lønnskostand på ulike perioder
Løsning 3
Vil lage en linje i eksportfilen pr dato og kan benyttes for at lønnsystem skal kunne bytte satser på ansatte midt inne i en lønnsperiode. Veldig ressursbesparende når endringer av satser ikke skjer mellom lønnsperioder. F.eks endrede satser etter beregnet ansiennitet på dato eller en satsendring som trer i kraft på en gitt dato (som ikke matcher skille mellom lønnsperioder).
Her angis hva som skal kunne være med ved eksport av variabel lønn. I tillegg til at det aktiveres her må det også legges til i eksportformatet som er etablert tilpasset det aktuelle lønnssystem. Godkjenning
Her aktiveres godkjenning av timer. Normalt er denne på slik at timer, tillegg og overtid mv. må godkjennes for å kunne eksporteres til lønn. Lønnseksport konsept
Her kan en velge om ordinær eller utvidet lønnseksport skal benyttes. Dette valget settes normalt ved igangkjøring av Tid løsning og bør normalt ikke endres.
Ordinær lønnseksport
Innebærer at godkjente timeregistreringer innenfor angitte datoer på lønnsgrupper i lønnsperioden blir eksportert til lønn. Timeregistreringer som ligger utenfor blir ikke med.
Siste dag i lønnsperioden blir automatisk satt som sperredato for timer slik at eksporterte timer blir låst.
Utvidet lønnseksport
Innebærer at både godkjente timeregistreringer innenfor angitte lønnsperioder samt godkjente men ikke eksporterte timer fra og med angitt fradato tidligere periode blir med i lønnsekpsorten.
Sperring settes på den enkelte dato og ansatt slik at det er åpent for registrering og korrigering av timer på ansatte det ikke er kjørt lønn på.
Det vil også være åpent for å kunne legge inn manglende registreringer på dager uten timer for ansatte det er kjørt lønn på. F. eks etterregistreringer som skal utbetales på neste lønnskjøring.
I fane "Fravær"
definerer man normal arbeidstid og vanlig antall timer per dag. Denne informasjonen benyttes bl.a på antall timer som blir trukket fra timebanken til en ansatt når vedkommende skal avspasere en hel dag. I denne fanen defineres det også antall dager for egenmelding før advarsel, antall dager med sykt barn før advarsel og antall feriedager.
Fravær
her settes innstillinger for hvordan fraværsmodulen skal fungere.
Normal arbeidstid
start, slutt og timer per dag benyttes ved registrering av fravær til å gi riktig klokkeslett og antall timer pr dag.
Antall egenmeldinger før varsel
Leder får varsel dersom det registreres dette antall egenmeldinger i løpet av 12 måneder. Er antall 4 får en varsel på den fjerde egenmeldingen.
Antall dager med sykt barn før varsel
Leder får varsel når angitt antall dager med barns sykdom blir registrert i løpet av kalenderår. Er antall 10 får en varsel på den tiende dagen med barns sykdom. For ansatte som har krav på mer enn 10 dager angis dette inne på den ansatte i ansattregisteret. Les om dette her: Opprette ny ansatt
Feriedager som kan overføres til nytt år
Ved overføring av ferie får leder opp et varsel dersom antall dager som overføres overskrider angitt antall. Les om overføring av ferie her: Ferie
Antall feriedager
Dette antallet benyttes som forslag når en skal opprette feriedager for i år. Forslaget kan naturligvis overstyres etter behov før lagring.
Pauseoppsett
Her kan det angis et pauseoppsett som skal benyttes ved registrering av fravær. Om pauseoppsett benyttes skal "Vanlig antall timer per dag" lenger opp angis som brutto før pause f.eks fra 08:00 til 16:00 og 8 timer per dag.
Om pauseoppsett ikke benyttes vil det være vanlig å angi f.eks fra 08:00 til 16:00 og 7,5 timer per dag.
Tidskategori
Her angis hvilken tidskategori som benyttes for fravær.
Beregne fravær
Her settes hvilke dager det som standard skal beregnes fravær på. F.eks kun normale dager (Man-Fre) og evt. helligdager mv.
Ferieberegning hverdager
Om denne settes på beregnes det trekk av feriedag 5 dager pr uke (Man - Fre) uavhengig av antall dager en har avtalt arbeidstid (f.eks via planlagt vakt i Plan modul). Dette er vanlig og hensiktsmessig for at 4 f.eks uker ferie skal trekke 20 feriedager uavhengig av om ansatte har få eller mange arbeidsdager i disse ukene. (En er deltid eller fulltidsansatt). Dette vises pr dag på fraværet i kolonne Feriedag (Ja eller Nei) og kan overstyres ved behov.
Om denne er av beregnes det trekk av feriedag kun på de dager en har avtalt arbeidstid / fraværstransaksjon. Om en ansatt jobber 2 dager pr uke vil dette medføre at en trekkes 8 feriedager for 4 uker fravær.
Ledere
Tillat ledere å registrere fravær angir om ledere i Flow kan registrere sitt eget fravær og godkjenne sine egne fraværskoder eller ikke.
Innstillingen er kun tilgjengelig om det finnes kobling mellom leder og ansatt via en av følgende løsninger:
- Simployer pålogging
- Azure / Entra pålogging
- Manuell kobling av ansatte og ledere
Dersom dere har spørsmål om hvordan en kommer i gang med dette kan dere ta kontakt med kundeservice her
Dimensjoner
Her kan en angi hvilke dimensjoner som skal benyttes i hhv. Flow for ledere og Min Capitech for ansatte som søker om fravær, samt hvilke av disse som skal være påkrevd (må fylles ut).
Avdeling er en fast dimensjon som ikke kan slås av og er alltid påkrevd. I eksempelet er prosjekt aktivert og påkrevd i både Flow og Min Capitech. Les mer om dimensjoner i fravær her: 15.25
NB! Vær oppmerksom på at dersom en setter en dimensjon som påkrevd er det ikke mulig å lagre uten at dimensjonen er fylt ut, så alle ansatte / ledere må ha minimum et valg som passer.