Under menyen Timer havner alle timeregistreringer som kommer inn fra Min Capitech, fra terminaler, som registreres manuelt av leder på vegne av den ansatte
eller som blir skutt inn automatisk basert på operativ plan.
Timer fanen benyttes for å kontrollere og godkjenne timer. Det er også mulig å overstyre timer som de ansatte har registrert.
Hva som må gjøres daglig:
- Kontroller at alle ansatte som skulle vært på jobb i går har godkjent fravær eller timer.
- Sjekk timene, korriger hvis det er feil og godkjenn.
- Sjekk om det er både fravær og timer registrert på samme dag for dine ansatte.
Konsekvenser hvis dette ikke gjennomføres:
- Feil på timer > lønnsgrunnlag
- Feil på fravær > lønnsgrunnlag
- Merarbeid for deg som leder, lønn og HR.
Når man kommer inn i Timer bildet, velges dagens dato automatisk og alle timeregistreringer som har starttidspunkt på denne dagen vises.
Timeregistreringsbilde som viser alle timeregistreringer og fravær for en uke:
for timeregistreringer
Automatisk timeregistrering (tilgjengelig for Enterprise versjonen, må bestilles separat)
- For de ansatte som ligger i grupper med automatisk timeregistrering blir timene normalt skutt inn for dagen i dag, kl. 05:00 påfølgende dag.
- Dette betyr at hvis en ansatt har registrert inn timer denne dagen – eller hvis den ansatte har fått godkjent ett fravær denne dagen så skytes det ikke inn timer.
- Dette gjelder også om man går inn og KUN registrerer sin overtid. Da må den ansatte alltid registrere normaldagen sin i tillegg for at dette skal bli riktig. Dette kan man gjøre enkelt ved å registrere tid på vakten i Min Capitech – "ett trykk registrering", før eller etter man har registrert overtiden sin.
Timeregistreringer og fravær
- Når man sjekker timer bør man skru på visning av fravær i timeregistreringsbildet for å kontroll sjekke at man ikke har ansatte med både timer og fravær på samme dag.
- Hvis man har dette må man sjekke opp slik at man har oversikt og får slettet det som eventuelt har blitt registrert feil. Det kan for eksempel være at du har glemt å godkjenne en fraværssøknad eller du godkjenner fraværssøknaden så sent at auto timeregistrering skyter inn timer på grunn av at de daglige oppgavene ikke er utført.
- Hvis man har deltidsfravær registrerer den ansatte timene man jobber også er det leder som må passe på å korrigere timene på fraværet slik at fraværstimer + timer jobbet stemmer i henhold til lengden på arbeidsdagen.
Andre viktige punkter
- Ved utrykning må kun tidskategorier for overtid som har "Utelatt AML" i seg benyttes. Eks. "Overtid 100% (Utelatt AML)". Tidskategorilisten er søkbar.
- Ved manuell bruk av lønnsplikt, pass på at det er et skille mellom timelønn og fastlønn lønnsplikt når timetype skal legges til manuelt.