Plan

Flow Planlegging

I Flow, under menyen Plan kan man administrere grunnplaner og operativ plan.

Hva som må gjøres daglig:

Oppdater den operative planen med endringer i driftsituasjon som du vet om frem i tid slik at fravær og automatisk timeregistrering blir riktig med en gang og man som leder
slipper å gå inn og korrigere både timer og fravær i etterkant fordi man ikke følger opp operativ plan.
Sjekk om alle er kommet på jobb og om det er behov for vikarer på grunn av fravær.
Pass på at man har en operativ plan for sine ansatte i en lang nok periode frem i tid.

Konsekvenser hvis dette ikke gjennomføres:

Hvis man ikke oppdaterer planen med endringer du vet om før den ansatte kommer på jobb, før fravær registreres eller før automatisk timeregistrering gjennomføres vil man
oppleve feil både på fravær og på timer. Dette medfører mer manuelt arbeid på leder og ansatte.
Det er viktig å forstå at planlagt vakt i operativ plan påvirker både timer som skytes inn automatisk, manuelle timeregistreringer og fravær som registreres.

Viktig om planlegging

Hvorfor skal vi bruke planleggingsverktøyet?

For å fortelle Tidsmodulen når en ansatt skal være på jobb slik at fraværet blir riktig.
For å fortelle Tidsmodulen når en ansatt skal være på jobb slik at timene blir riktig.
Holde oversikt over hvem som skulle vært på jobb - hvor man trenger vikarer.
Kontroll om ansatte har timer eller fravær på dager der de skulle vært på jobb.

Hva skjer hvis man ikke vedlikeholder planer?

Ansatte kan få feil beregnet timer – som igjen kan påvirke fraværet.
Fraværet blir feil på grunn av feil arbeidstid foreslått av plan.
Ingen fravær på grunn av manglende arbeidstid i plan.
Automatisk timeregistrering fra plan blir feil og mangelfull (hvis man har dette).
Man ser ikke hvem som skulle vært på jobb, hvor det mangler timer og fravær.

Hvordan jobber man?

Etter at man har rullet ut en grunnplan kan man fortsette å bruke eller gjenbruke denne på ett senere tidspunkt. Man anbefales å gjøre enkle endringer direkte i operativ plan, men gjenbruk av grunnplan for større endringer vil være tidsbesparende om man gjøre det på riktig måte. Dette kan for eksempel være i forbindelse med endringer på rotasjoner, nye ansatte inn eller ansatte ut av rotasjon, nye vakter også videre.

Kortsiktige endringer?

Dette kan være at en ansatt midlertidig skal jobbe på en annen avdeling, vakt eller prosjekt. Hvis dette gjelder for en uke eller to kan man bare oppdatere vaktene på den ansatte direkte i operativ plan for disse dagene. Det er normalt ikke nødvendig å oppdatere grunnplan – rulle ut på nytt også videre. Det er mer effektivt å gjøre dette direkte i den operative planen.

Permanente endringer?

Hvis en ansatt skal over på en ny avdeling, arbeidstid eller prosjekt for en lengre periode eller permanent kan man bruke grunnplan for å lette arbeidet. Dette gjør at man slipper å oppdatere vakter over en lengre periode, manuelt i operativ plan. Andre grunner kan for eksempel være at en ansatt slutter, ny ansatt skal begynne å gå i rotasjon, permanente nye arbeidstider også videre.

Hvor lenge bør man planlegge frem i tid?

Man må planlegge så langt frem i tid som man har mulighet til med tanke på hvor ofte turnusen endres og hvor mange store endringer som gjøres i den operative planen.
Planlagt arbeid bør uansett legges inn på alle ansatte for en lengre periode og fortløpende rulles ut ytterligere. Det er viktig å huske på at om fraværet beregnes fra operativ plan så må man også ha vakt på de dagene fraværet registreres slik at det blir fravær på disse dagene.
Det er lett å flytte på ansatte i den operative planen og hvis man følger opp og gjør daglige endringer vil man oppleve bedre grunnlag for timer og fravær.