Hvorfor skal vi bruke planleggingsverktøyet?
- For å fortelle Tidsmodulen når en ansatt skal være på jobb slik at fraværet blir riktig.
- For å fortelle Tidsmodulen når en ansatt skal være på jobb slik at timene blir riktig.
- Holde oversikt over hvem som skulle vært på jobb - hvor man trenger vikarer.
- Kontroll om ansatte har timer eller fravær på dager der de skulle vært på jobb.
Hva skjer hvis man ikke vedlikeholder planer?
- Ansatte kan få feil beregnet timer – som igjen kan påvirke fraværet.
- Fraværet blir feil på grunn av feil arbeidstid foreslått av plan.
- Ingen fravær på grunn av manglende arbeidstid i plan.
- Automatisk timeregistrering fra plan blir feil og mangelfull (hvis man har dette).
- Man ser ikke hvem som skulle vært på jobb, hvor det mangler timer og fravær.
Hvordan jobber man?
Etter at man har rullet ut en grunnplan kan man fortsette å bruke eller gjenbruke denne på ett senere tidspunkt. Man anbefales å gjøre enkle endringer direkte i operativ plan, men gjenbruk av grunnplan for større endringer vil være tidsbesparende om man gjøre det på riktig måte. Dette kan for eksempel være i forbindelse med endringer på rotasjoner, nye ansatte inn eller ansatte ut av rotasjon, nye vakter også videre.
Kortsiktige endringer?
Dette kan være at en ansatt midlertidig skal jobbe på en annen avdeling, vakt eller prosjekt. Hvis dette gjelder for en uke eller to kan man bare oppdatere vaktene på den ansatte direkte i operativ plan for disse dagene. Det er normalt ikke nødvendig å oppdatere grunnplan – rulle ut på nytt også videre. Det er mer effektivt å gjøre dette direkte i den operative planen.
Permanente endringer?
Hvis en ansatt skal over på en ny avdeling, arbeidstid eller prosjekt for en lengre periode eller permanent kan man bruke grunnplan for å lette arbeidet. Dette gjør at man slipper å oppdatere vakter over en lengre periode, manuelt i operativ plan. Andre grunner kan for eksempel være at en ansatt slutter, ny ansatt skal begynne å gå i rotasjon, permanente nye arbeidstider også videre.
Hvor lenge bør man planlegge frem i tid?
Man må planlegge så langt frem i tid som man har mulighet til med tanke på hvor ofte turnusen endres og hvor mange store endringer som gjøres i den operative planen.
Planlagt arbeid bør uansett legges inn på alle ansatte for en lengre periode og fortløpende rulles ut ytterligere. Det er viktig å huske på at om fraværet beregnes fra operativ plan så må man også ha vakt på de dagene fraværet registreres slik at det blir fravær på disse dagene.
Det er lett å flytte på ansatte i den operative planen og hvis man følger opp og gjør daglige endringer vil man oppleve bedre grunnlag for timer og fravær.
