Aktivere ansatte fra Simployer personalregister

Aktivere ansatte

Du skal kun Aktivere og Komplettere ansatte i Tid og kun opprette ansatte i Simployer personalregister.
Det kan finnes unntak til dette, i tilfelle etter særskilt avtale med Capitech

Særskilte betingelser ved Simployer Personregister som Masterdata

Denne veiledning er ment å gi støtte til dere som har ansattintegrasjon fra Simployer Personregister til Capitech. Simployer Personregister er Masterdata og ansatte opprettes i Simployer. Betingelser gjelder for at ansattintegrasjonen skal fungere.

Avdelingsnummer

Min Virksomhet i Simployer Portal gir dere en hierarkisk organisasjonsstruktur, med juridiske enheter, avdelinger og underavdelinger.

I fortsettelsen benyttes betegnelsen Avdelingsnummer uansett om det er snakk om nummerering av Konsernnivå, Juridisk enhet, Avdeling eller Underavdeling. Dette vil dere kjenne igjen i Min Virksomhet, hvor dette feltet gjennomgående heter Avdelingsnummer.

Ulike situasjoner kan være gjeldende for dere:

1) Dere ha lik struktur i Min Virksomhet som i Capitech

I dette tilfellet er juridiske enheter i Min Virksomhet direkte mappet mot hver sin klient i Capitech. Alle avdelinger dere har i Min Virksomhet finnes tilsvarende i Capitech

a) Synkronisering på avdelingsnivå

Ved ansattsynkronisering sendes informasjon om personens avdelingstilhørighet.

b) Synkronisering uten avdelingsnivå

        Ved ansattsynkronisering ignoreres informasjon om personens avdelingstilhørighet.

2) Dere har ulik struktur i Min Virksomhet og i Capitech

I dette tilfellet er juridiske enheter i Min Virksomhet direkte mappet mot hver sin klient i Capitech. Avdelinger i Min Virksomhet samsvarer ikke med avdelinger i Capitech. Dette kan f.eks være da Min Virksomhet speiler en organisasjonsstruktur, mens Capitech er satt opp til å speile en produksjonsstruktur.

Uavhengig av modell 1.a, 1.b eller 2 ovenfor gjelder følgende betingelser for ansattsynkronisering:

1) Alle nivåer i Min Virksomhet skal ha et avdelingsnummer. Dette gjelder

• Konsernnivå / toppnivå
• Alle juridiske enheter
• Alle avdelinger og alle avdelingers underavdelinger

2) Avdelingsnummeret skal være unikt for hver av;

• Konsernnivå / toppnivå
• Alle juridiske enheter

3) Ved Synkronisering på avdelingsnivå – alle avdelinger i en juridisk enhet skal ha unike nummer, og alle avdelinger skal finnes i tilhørende klient i Capitech med tilsvarende avdelingsnummer.

4) Ved Synkronisering uten avdelingsnivå – alle avdelingsnummer skal ha nummer.

5) Avdelingsnummer skal utelukkende bestå av siffer.

6) Avdelingsnummer skal ikke inneholde tegn eller bokstaver.

7) Avdelingsnummer skal ikke starte på tallet 0 (null). 

Legge til nye avdelinger

Nye avdelinger kan opprettes, også når det er ansattsynkronisering på avdelingsnivå. Dette gjøres i to trinn; 1) Opprett en avdeling i Min Virksomhet under tilhørende Juridiske enhet. Avdelingen nummereres iht ovenfor. 2) Opprett tilsvarende avdeling i Capitech i tilhørende klient og med tilsvarende avdelingsnummer. Når steg 1 og 2 er gjort kan dere i Simployer Personregister tilordne denne nye avdelingen til de Personene som skal ha tilhørighet hit.

Slette avdelinger

Det er ikke mulig å slette avdelinger i Capitech. Årsaken til dette er at timeregistreringer og fravær er knyttet til denne avdelingen, og det skal kunne hentes rapporter på dette. Det er mulig å deaktivere/sette en avdeling passiv i Capitech.

Dersom dere har synkronisering på avdelingsnivå må dere ikke sette en avdeling i Capitech Passiv dersom avdelingen fortsatt finnes i Min Virksomhet. Det er ikke mulig å slette en avdeling i Min Virksomhet så lenge personer tilhører denne avdelingen eller det er aktive stillinger knyttet til denne avdelingen. Benytt Interaktiv Hjelp for videre info om sletting i Min Virksomhet.

Endre plassering i hierarkiet

Innad i en juridisk enhet i Min Virksomhet kan avdelingene endre plassering.

Dersom dere har ansattsynkronisering uten avdelingsnivå kan nummereringen endres. Har dere ansattsynkronisering på avdelingsnivå kan dere ikke endre avdelingsnumrene. Dersom de endres vil det føre til at dataflyten feiler.

Spørsmål og svar

Må alle avdelinger ha avdelingsnummer?

• Ja i utgangspunktet, men unntak kan forekomme. Når kun noen Juridiske enheter i konsernet benytter Capitech legges det ikke føringer på nummerering av de Juridiske enhetene som ikke benytter Capitech. Dette er tilpasninger som dere har eller går igjennom med konsulent ved oppsett.

Hvilke nummer skal dere bruke?

• Logikk i nummerering er helt opp til dere selv. Noen benytter organisasjonsnummer for de juridiske enhetene, andre velger 1234. For underavdelingene har noen bedrifter allerede en nummerering i bruk som de viderefører i Simployer, andre velger 100, 200, 300 og fortløpende. Dere velger nummerering i henhold til det som er hensiktsmessig hos dere.

Vi har Huldt & Lillevik og derfor har vår juridiske enhet innledende nuller, f.eks. 0001. Hva da?

• HL krever 4 siffer på de enheter som eksporteres til lønn. Da det i utgangspunktet ikke skal benyttes enheter som start på tallet 0, så er dette unntaket. Her kan man benytte 0001. Dette vil medføre at dere ikke har mulighet til å benytte synkronisering av fravær med fraværsverktøy.

Ansatte 

Den ansatte opprettes og generell informasjon om den ansatte redigeres i Simployer Personalregister.

Skal dere ha lønnseksport fra Simployer Tid / Capitech skal Ansattnummer i Simployer Personalregister samsvare med ansattnummeret i lønnssystemet. Det er viktig at dette legges inn korrekt første gang.

Nedenfor forutsetninger må være på plass for at den ansatte skal synkroniseres til Tid modulen. Dette er informasjon som er obligatorisk å registrere ved opprettelse av ny Person. Se på dette som tips dersom dere skulle oppleve problemer med overføring mellom modulene.

Forutsetninger for dataflyt Simployer → Capitech:

• Fornavn
• Etternavn
• Ansattnummer i den Juridiske Enheten de skal registrere timer i
• Ansattnummer skal ikke inneholde tegn eller bokstaver
• Ved lønnseksport fra Tid må ansattnummeret i Simployer Personalregister og i lønnssystemet være identiske
• Ansattnummeret skal ikke endres i etterkant av synkronisering
  • Ansettelser kan derfor ikke opprettes med midlertidige ansattnummer i Simployer. Det korrekte ansattnummeret iht lønnssystemet skal legges inn med en gang. Dette kan bety endring i rutiner hos dere, hvor ansattnummer fra lønnssystemet må innhentes i god tid.
  • Systeminnstilling i Simployer for endring av ansettelsesnummer bør derfor settes til: «Nei». Velg: Rutiner > Systeminnstillinger > Basisinnstillinger > Ansettelse.
  • Er det behov for å endre ansattnummer i Tid kan dere henvende dere via support for å bestille konsulentbistand.
• Tilhørighet - den ansatte må har tilhørighet i en av virksomhetens avdelinger.
  • Velg Person – Om Person – Generell info – Tilhørighet – Endre og velg aktuell avdeling.
  • Avdelingen må ha avdelingsnummer - se avsnittet over for nummerering av avdelinger.

Anonymisering

Ønsker dere å anonymisere noen av deres tidligere ansatte, skal disse først slettes i Simployer Portalen. Dette kan kun utføres av den som innehar rettigheten Personvernansvarlig.

Videre skal den ansatte anonymiseres i Flow. Dette er en permanent handling, og personopplysninger vil bli slettet. Timer og fravær forblir tilgjengelig for rapportering av historikk på selskap / avdeling mv. uten kobling til person .

Skulle dere ikke slette den ansatte i Simployer Portalen, vil denne prøve å fylle data, som ikke vil være mulig å benytte videre. Det samme vil skje ved gjenbruk av ansattnummer. 

Det skal ikke forekomme gjenbruk av ansattnummer i Capitech.