Timer skjermbildet benyttes for å effektivt kontrollere, evt. korrigere og godkjenne timer.
Forslag til daglig rutine:
Målsetning er normalt at alle timer skal være korrekt og godkjent frem til og med i går slik at timer, tillegg og overtid mv. er klare for lønnskjøring og rapportering.
- Velg ønsket periode:
F. eks "I går" eller "Denne uken" - Registreringer som krever ekstra oppmerksomhet:
Klikk på varseltrekant ikonet opp til høyre for å registreringer med overtid og evt. registreringer som mangler inn eller ut tid
Kontroller, korriger ved behov og godkjenn disse registreringene.
Klikk på varseltrekant ikonet for å komme tilbake til ordinær visning - Ordinære registreringer
Se gjennom, korriger ved behov og godkjenn.
PS! En kan benytte piltaster for å bla nedover og se gjennom mange registreringer, deretter klikk på godkjenn knappen en gang for å godkjenne ale en har sett gjennom - Se om noen mangler oppmøte
Klikk på ikonet med omriss av en person for å se ansatte som skulle vært på jobb men det ikke finnes timer eller fravær registrert
Vanlige konsekvenser rutiner ikke gjennomføres:
- Evt. feil på timer, tillegg eller overtid gir feil grunnlag for lønnskjøring
- Om godkjenning mangler blir timeregistrering ikke med i lønnseksport
- Merarbeid for deg som leder, lønn og HR.
Timer | "I går" eller "Denne uken"
Når man åpne Timer menyen får en automatisk opp dagens dato og alle timeregistreringer en har tilgang til å se basert på f.eks avdeling, prosjekt eller andre dimensjoner. Velg f. eks I går eller denne uken og ikke godkjent om du ønsker å se timer som skal godkjennes.
Timer | Varseltrekant
Ved å klikke på varseltrekant ikonet oppe til høyre får en fokus på registreringer som krever ekstra oppmerksomhet.
F. eks Overtid eller at det mangler inn eller ut tid.
Timer | Manglende oppmøte
Ved å klikke på ikonet med omriss av en person for å se ansatte som skulle vært på jobb men det ikke finnes timer eller fravær registrert.
Timer | Visning av fravær
Ved å klikke på ikonet av et +hjerte får en se registrert fravær sammen med timeregistreringer og dermed god oversikt over helheten.
Tips
Timeregistreringer og fravær
- Når man sjekker timer anbefales det å aktivere visning av fravær i timeregistreringsbildet for å se at dagene er dekt opp med timer og/eller fravær.
- Om det er registrert korttidsfravær eller gradert fravær får leder raskt oversikt om timer + fravær samsvarer med normal arbeidstid.