Meldinger i Flow

Her kan man sende meldinger direkte til enkelte ansatte, til alle i en ansattgruppe, eller alle som hører til en spesifikk avdeling.

Melding kan sendes på følgende måte til de ansatte:

• Min Capitech
  Den ansatte ser de har fått melding når de logger seg på Min Capitech

• Send til Terminaler (hvis man benytter touch terminaler i bedriften)
  Ansatt får da opp melding i det de logger seg på terminalen.
• SMS (sendes til mobiltelefon nummer registrert på den ansatte)
  • Tilgjengelig kun for Enterprise versjon
  • SMS kostnader påløper og faktureres etterskuddsvis.

Når man sender eller mottar en melding, får man ingen varsling til e-post eller som SMS. Derfor er det viktig å logge inn i
Flow daglig å sjekke meldinger mens man godkjenner timer eller fraværssøknader.

Viktig å vite:

Det er ikke mulig å slette meldinger etter at dem er sendt.
Det er viktig å huske på det når man skriver meldinger eller svarer til de ansatte.

Sende melding til ansatt(e)

Velg Meldinger fra hovedmenyen og trykk på pluss tegnet  helt til venstre. 

Ny melding vindu åpner:

• Velg hvor meldingen skal sendes til (Terminal, Min Capitech, SMS)
• Velg mottakere. Du kan velge å søke opp:
  • Alle
  • Ansatte
  • Avdelinger
  • (Ansatt)grupper 

• Skriv Emne (NB! Ikke tilgjengelig når meldingen sendes som SMS)
• Skriv Beskjed

• Lesebekreftelse er predefinert som aktiv når meldingen sendes til terminal og valgfri når man sender til Min Capitech.
  Når meldingen sendes som SMS, er ikke lesebekreftelse tilgjengelig.

• Her kan man velge hvis man vil gi innsyn til andre avdelinger (ledere) for å se meldingen

Avslutt med å trykke på Send

Lese og svare til meldinger fra ansatte

På Dashboard i Flow, kan man lett se hvis det er uleste meldinger fra ansatte:

Når man trykker på "uleste meldinger", kommer man inn i Meldinger og får en oversikt over alle meldinger som ansatte har sendt inn. 
Man kan også velge Meldinger fra hovedmenyen for å komme inn i meldingshåndteringsbildet.

På venstre side er alle meldinger og øverst er uleste meldinger:

Når man trykker på meldingen, åpnes det en dialog vindu på høyre side av meldingen, hvor man kan svare til den ansatte. Der vises det også 
hvor den ansatte har sendt meldingen fra og når. I dette tilfelle er meldingen sendt fra Min Capitech:

Når man har skrevet svaret ferdig, trykker man på Send:

Da sendes svaret til Min Capitech. 

Når man har valgt å få en lesebekreftelse, får man en øye  ved siden av svaret som sendt til den ansatte:

Hvis man ønsker å sende svaret i tillegg f. eks. til terminal, kan man velge de 3 prikkene  og trykke på Chat-knappen .
Da åpnes det en Ny melding vindu, hvor man kan legge til terminal samt skrive svaret (t.o.m legge til flere mottakere osv):

Hvis det er en ansatte som ikke kan motta melding, får man beskjed om det i meldingsvinduet:

I dette tilfelle prøver man å sende meldingen som SMS men det er ikke mobiltelefonnummer lagret i ansattregister og
derfor kan de ansatte ikke motta melding som SMS. En annen grunn kan være at SMS tjeneste er ikke aktivert for selskapet.

Filter i Meldinger

Det er også mulig å søke opp meldinger med "Søk" felt: