Fravær
- Former user (Deleted)
- Kirsi Niemi (Deactivated)
- Tor Arne Uran (Unlicensed)
Denne veiledning er aktuell kun hvis fraværsmodul i Tid&Plan benyttes
Veiledningen er ikke aktuell dersom dere benytter Fravær-moduler i Simployer.
Under menyen Fravær havner alle fraværssøknader som kommer inn fra Min Tid, samt alle fravær som registreres manuelt av leder.
Hva som bør gjøres daglig:
- Sjekk alle nye fraværssøknader på de avdelingene du er ansvarlig for og godkjenn eller avslå.
- Registrer inn alle manuelle fraværssøknader, alt av sykefravær som er innrapportert direkte.
- Følg opp og korriger fravær på ansatte som jobber redusert, som har sykemelding og lignende.
Mulige konsekvenser hvis dette ikke gjennomføres:
- Feil på timer og fravær som samhandler – som igjen gir feil i rapporter og i lønnsgrunnlag.
- Mer arbeid for deg som leder, samt til lønn og HR.
- For de som har automatisk timeregistrering: Timer blir skutt inn på dager der ansatte ikke er på jobb fordi fravær ikke er registrert eller fraværssøknad er ikke godkjent på din avdeling.
Dette gjør at du manuelt må gå inn å slette timer på alle dagene der dette har skjedd.
Når man kommer inn i Fravær-bildet velges dagens dato automatisk.
Alle ubehandlede fraværssøknader vil bestandig vises øverst. Under dette vil eventuelle registrerte fravær (med fra- og/eller til-dato innenfor valgt periode) vises.
Viktig å huske på
- Den ansatte er aktiv i plan
- Godkjenn fraværssøknad (eller registrer fravær manuelt).
- Ingen melding fra Capitech: gå videre til pkt. 3 (Hvis melding: se pkt. 8 og 17.)
- Gå inn på fraværet og se over om den ansatte har fått fravær på alle dager han skal ha fravær.
Dette gjør man ikke for å avdekke feil, men for å avdekke om en leder har glemt å planlegge arbeid på denne ansatte de dagene han er borte.
Alle fravær bortsett fra ferie baserer seg på timene leder har planlagt på den ansatte på dagen der du registrerer fraværet.
Ingen timer planlagt = ingen fraværstimer beregnes!
4. Hvis den ansatte mangler dager med fravær går man inn i operativ plan og legger inn vakter på den ansatte på disse dagene.
Tips: Åpne plan i ny fane! Behold fane med fravær.
5. Etter man har gjort dette kan man gå tilbake til fraværet i Fravær-fane og lagre på nytt.
6. Fraværet oppdateres og blir riktig iht planlagt arbeidstid.
NB! Man kan også legge inn dagen manuelt på fraværet.
- Den ansatte ligger ikke i plan på de dagene man registrerer fravær
8. Man registrerer fravær eller godkjenner fraværssøknad men mottar så følgende melding: "Det ble ikke generert noen transaksjoner for fraværet"
Det kan skje av følgende grunner:
- Ansatt er aktiv i Plan men har ingen vakter i perioden.
- Det er ført fravær på en helligdag eller helg, men det er ikke definert at det skal beregnes fravær på disse dagene.
Vennligst se over fraværet manuelt.
9. Gå inn på fraværet.
10. Hvis den ansatte mangler dager med fravær går man inn i operativ plan og legger inn vakter på den ansatte på disse dagene. Åpne plan i ny fane! Behold fane med fravær.
11. Etter man har gjort dette kan man gå tilbake til fraværet i Fraværfane og lagre på nytt.
12. Fraværet oppdateres og blir riktig iht planlagt arbeidstid.
13. NB! Man kan også legge inn dagen manuelt på fraværet.
- Den ansatte jobber redusert
14. Etter at fraværet er godkjent eller registrert går man inn på fraværet
15. Hvis fraværet har blitt generert riktig iht arbeidsplan se pkt. 16 (Hvis ikke se pkt. 1)
16. Endrer antall timer på fraværet på dagene som er generert til å tilsvare riktig antall timer på den reduserte stillingen på de respektive dagene. Lagre.
- Timer på dager der man registrerer fravær
17. Når man registrerer fravær på en dag der det finnes timer fra før får man varsel om dette.
18. Hvis det etter registreres fravær etter at en ansatt har registrert timer eller etter at automatisk timeregistrering har lagt inn timer fra arbeidsplan må man
huske på å justere eller slette timene på denne dagen på den ansatte.
- Ferieregistrering
19. Ved registrering av ferie tar man ikke høyde for tid oppsatt i plan, det blir 7,5 timer hver dag fra mandag til fredag, hvis fraværet legges på en eller flere av disse dagene. På helg eller helligdager blir det ingen automatisk ferie, da å man legge på dagene manuelt inne på fraværet.
20. Har man behov for å endre på timetallet fra 7,5 gjøres det på samme måte som pkt. 16.