Simployer ansattintegrasjon - Informasjon og forutsetninger

Simployer Personregister som Masterdata

Denne veiledning er ment å gi støtte til dere som har ansattintegrasjon fra Simployer Personregister til Capitech. Simployer Personregister er kilden til ansattopplysninger og opprettes / vedlikeholdes i Simployer. For at ansattintegrasjonen skal fungere er det noen forutsetninger som er fint å kjenne til

Organisasjonsstruktur og avdelingsnummer

Min Virksomhet i Simployer Portal gir dere en hierarkisk organisasjonsstruktur, med juridiske enheter, avdelinger og underavdelinger.

I fortsettelsen benyttes betegnelsen Avdelingsnummer uansett om det er snakk om nummerering av Konsernnivå, Juridisk enhet, Avdeling eller Underavdeling. Dette vil dere kjenne igjen i Min Virksomhet, hvor dette feltet gjennomgående heter Avdelingsnummer.

Ulike situasjoner kan være gjeldende for dere:

I dette tilfellet er juridiske enheter i Min Virksomhet koblet mot hver sin klient (normalt et firma) i Capitech. Avdelinger for denne juridiske enheten i Min Virksomhet finnes tilsvarende i Capitech med samme nr.

a) Synkronisering av ansatte inkludert avdeling.

Ansattsynkronisering oppdaterer automatisk den ansattes standard avdeling i Capitech. (Dersom den finnes, hvis avdelingen ikke finnes i Capitech gjennomføres ikke overføring)

b) Synkronisering av ansatte uten avdeling

        Ansattsynkronisering settes opp til å ikke oppdatere personens standard avdeling i Capitech.

2) Dere har ulik struktur i Min Virksomhet og i Capitech

I dette tilfellet er juridiske enheter i Min Virksomhet koblet mot hver sin klient (normalt et firma) i Capitech. Avdelinger i Min Virksomhet samsvarer ikke med avdelinger i Capitech. Dette kan f. eks være at Min Virksomhet speiler en HR organisasjons-struktur, mens Capitech er satt opp iht. økonomisk firma og avdelingsstruktur i lønn / regnskap. 

Ansattsynkronisering settes da opp til å ikke oppdatere personens standard avdeling i Capitech. Denne settes og endres direkte i Capitech etter behov.  

Forutsetninger

Uavhengig av modell 1.a, 1.b eller 2 ovenfor gjelder følgende betingelser for ansattsynkronisering:

1) Alle nivåer i Min Virksomhet skal ha avdelingsnummer. Dette gjelder

• Konsernnivå / toppnivå

• Alle juridiske enheter

• Alle avdelinger og alle avdelingers underavdelinger

2) Avdelingsnummeret skal alltid være unikt (ikke finnes flere like nummer) 

3) Ved Synkronisering med avdeling – alle avdelinger i en juridisk enhet skal ha unike nummer, og alle avdelinger skal finnes i tilhørende klient i Capitech med tilsvarende avdelingsnummer.

4) Avdelingsnummer skal utelukkende bestå av siffer.

5) Avdelingsnummer skal ikke inneholde tegn eller bokstaver.

6) Avdelingsnummer skal ikke starte på tallet 0 (null). 

Hvorfor kommer ikke den ansatte over fra Simployer til Capitech?

Nedenfor forutsetninger må være på plass for at den ansatte skal synkroniseres til Tid modulen. Dette er informasjon som er obligatorisk å registrere ved opprettelse av ny Person. Se på dette som tips dersom dere skulle oppleve problemer med overføring mellom modulene.

Forutsetninger for overføring fra Simployer til Capitech, om en eller flere av disse brytes vil dette medføre at overføring ikke gjennomføres.

1. Den aktuelle juridiske enheten er koblet til en klient (firma) i Capitech
   
   

2. Personen har en ansettelse i Simployer med ansattnr i den aktuelle Juridiske enheten (og ansattnummer inneholder ikke bokstaver eller andre tegn)
   
   

3. Ansattnummeret er ledig i Capitech 
   
   
4. Avdelingen ansettelsen går mot har et avdelingsnummer i Simployer
   
   
5. Avdelingen (nummeret) ansettelsen i Simployer går mot finnes i Capitech (kun om avdeling skal overføres)
   
   
6. Tilhørighet - den ansatte må har tilhørighet i en av virksomhetens avdelinger.
   1. Velg Person – Om Person – Generell info – Tilhørighet – Endre og velg aktuell avdeling.
   2. Avdelingen må ha avdelingsnummer - se avsnittet over for nummerering av avdelinger.
      
      

7. Både fornavn og etternavn er lagt inn 

Legge til nye avdelinger

Nye avdelinger kan opprettes, også når det er ansattsynkronisering på avdelingsnivå. Dette gjøres i to trinn; 1) Opprett en avdeling i Min Virksomhet under tilhørende Juridiske enhet. Avdelingen nummereres iht ovenfor. 2) Opprett tilsvarende avdeling i Capitech i tilhørende klient og med tilsvarende avdelingsnummer. Når steg 1 og 2 er gjort kan dere i Simployer Personregister tilordne denne nye avdelingen til de Personene som skal ha tilhørighet hit.

Avdelinger som ikke lenger skal benyttes

Når en avdeling ikke skal benyttes lengre settes den passiv i Capitech. Det er ikke mulig å slette avdelinger i Capitech. Årsaken til dette er at timeregistreringer og fravær er knyttet til denne avdelingen, og det skal kunne hentes rapporter på dette. 

Dersom dere har synkronisering på avdelingsnivå må dere ikke sette en avdeling i Capitech Passiv dersom avdelingen fortsatt finnes i Min Virksomhet. Det er ikke mulig å slette en avdeling i Min Virksomhet så lenge personer tilhører denne avdelingen eller det er aktive stillinger knyttet til denne avdelingen. Benytt Interaktiv Hjelp for videre info om sletting i Min Virksomhet.

Endre plassering i hierarkiet

Innad i en juridisk enhet i Min Virksomhet kan avdelingene endre plassering.

Dersom dere har ansattsynkronisering uten avdelingsnivå kan nummereringen endres. Har dere ansattsynkronisering på avdelingsnivå kan dere ikke endre avdelingsnumrene. Dersom de endres vil det føre til at dataflyten feiler.

Spørsmål og svar

Må alle avdelinger ha avdelingsnummer?

• Ja i utgangspunktet, men unntak kan forekomme. Når kun noen Juridiske enheter i konsernet benytter Capitech legges det ikke føringer på nummerering av de Juridiske enhetene som ikke benytter Capitech. Dette er tilpasninger som dere har eller går igjennom med konsulent ved oppsett.

Hvilke nummer skal dere bruke?

• Logikk i nummerering er helt opp til dere selv. Noen benytter organisasjonsnummer for de juridiske enhetene, andre velger 1234. For underavdelingene har noen bedrifter allerede en nummerering i bruk som de viderefører i Simployer, andre velger 100, 200, 300 og fortløpende. Dere velger nummerering i henhold til det som er hensiktsmessig hos dere.

Vi har Huldt & Lillevik og derfor har vår juridiske enhet innledende nuller, f.eks. 0001. Hva da?

• HL krever 4 siffer på de enheter som eksporteres til lønn. Da det i utgangspunktet ikke skal benyttes enheter som start på tallet 0, så er dette unntaket. Her kan man benytte 0001. Dette vil medføre at dere ikke har mulighet til å benytte synkronisering av fravær med fraværsverktøy.

Ansatte og ansattnummer

Personer, ansettelser og tilhørighet opprettes og vedlikeholdes i Simployer Personalregister.

Skal dere ha lønnseksport fra Simployer Tid / Capitech må ansattnummer i Simployer Personalregister samsvare med ansattnummeret i lønnssystemet. Det er viktig at dette legges inn korrekt første gang.

Ansattnummer kan og skal ikke endres etter ansettelse er opprettet.  

1. 1. Ansettelser kan derfor ikke opprettes med midlertidige ansattnummer i Simployer. Det korrekte ansattnummeret iht. lønnssystemet skal legges inn med en gang. Dette kan bety endring i rutiner hos dere, hvor det sikres at ansattnummer er ledig / blir likt i Simployer / Capitech og lønn fra begynnelsen av. 

   2. Systeminnstilling i Simployer for endring av ansettelsesnummer bør derfor settes til: «Nei». Velg: Rutiner > Systeminnstillinger > Basisinnstillinger > Ansettelse.

   3. Er det behov for å endre ansattnummer i Tid kan dere henvende dere via support for å bestille konsulentbistand.

      1. For eksempel i forbindelse at en ansatt har fått feil ansattnummer i Simployer HRM
      2. Eller at en ansatt har hatt ett annet ansattnummer i forbindelse med en tidligere annsettelse som ikke kan videreføres.

Anonymisering

Ønsker dere å anonymisere noen av deres tidligere ansatte, skal disse først slettes i Simployer Portalen. Dette kan kun utføres av den som innehar rettigheten Personvernansvarlig. Videre skal den ansatte anonymiseres i Flow. Dette er en permanent handling, og personopplysninger vil bli slettet. Timer og fravær forblir tilgjengelig for rapportering av historikk på selskap / avdeling mv. uten kobling til person.

Skulle dere ikke slette den ansatte i Simployer Portalen, vil denne prøve å fylle data, som ikke vil være mulig å benytte videre. Det samme vil skje ved gjenbruk av ansattnummer. Det skal ikke forekomme gjenbruk av ansattnummer i Capitech.