Opprettelse og avslutning av en fleksitidperiode i Flow

I Flow, under Admin-fanen velg "Fleksitid" og deretter "Fleksitid periode"

Her får du oversikt over alle perioder med status.

Trykk Åpne for å se detaljer om transaksjoner på perioden.

Opprettelse av en fleksitidperiode

Trykk på  tegnet. Fra høyre kommer det inn en ny meny for informasjon til fleksitidperioden. Her legger man inn år for fleksitidperiode, periodenummer, beskrivelse og fra og til datoer.
Status vil være Aktiv for den nye perioden. Når all informasjon er fylt i, trykk på Lagre. Nedenfor er et eksempel på en opprettelse av fleksitidperiode:

Avslutning av en fleksitidperiode

Når man skal avslutte en fleksitidperiode, trykker man på Avslutte periode. Da får man beskjed om at perioden er avsluttet, og status på perioden blir endret til Avsluttet:

Innholdet i den avsluttede fleksitidperioden åpnes med oversikt over alle transaksjoner for perioden:

For å se den utgående saldo per ansatt for den avsluttede perioden, finner man det letteste ved å skrive inn ordet «saldo» i Type feltet:

NB! Saldoen vises som negativ i dette bildet selv om den egentlig er positiv.

For å søke opp inngående saldo i neste periode, åpne den nye perioden og skriv inn «saldo» på Type feltet som tidligere:

Hvorfor det og hva gjør jeg nå?

Hvorfor finner jeg ikke fanen Admin?

• Det er kun brukere med rollen Flow: Admin som har tilgang til kartoteket. Kontakt din Superbruker dersom du skulle hatt utvidede rettigheter.

Når bør jeg opprette en fleksitidsperiode?

• Det lønner seg å opprette en ny Aktiv Periode i god tid før inneværende Periode skal Avsluttes. Dette er fordi de ansatte kan søke avspasering frem i tid. Søker en ansatt avspasering frem i tid må det finnes en Periode og da en Saldo for den ansatte for at dette skal bli registrert.

Når bør jeg avslutte en fleksitidsperiode?

• Perioden må ikke avsluttes før Periodens «Til Dato».
• Perioden bør opprettholdes Aktiv til de ansatte har registrert alle sine timer og ledere er ferdig med alle Godkjenninger i Perioden.

Hva betyr det at statusen er Godkjent?

• En Periode får status godkjent når den neste Perioden i rekken er Avsluttet. Godkjente Perioder er ferdig behandlet.

Kan jeg aktivere en avsluttet periode?

• Ja, velg de tre prikkene til venstre i oversikten og velg Rediger. Endre status til Aktiv og Lagre.

Får jeg varsling dersom en ansatt søker avspasering fra Simployer Fraværsmodulen og det ikke finnes en tilhørende Fleksitidsperiode/ Saldo?

• Nei, det er ingen varsling via denne modulen. Vi anbefaler derfor at dere i god tid før periodeavslutning oppretter neste Aktive Periode.

Når overføres saldoen til de ansatte fra i fjor inn på årets saldo?

• En Periode må Avsluttes for at Saldoen skal overføres fra denne til neste Aktive Periode.

Det vises feil Saldo hos de ansatte – mange timer mangler

• Dette kan skyldes overgang fra en Fleksitidsperiode til neste, uten av den foregående er Avsluttet. Timene overføres fra en Periode til neste først når den gamle Perioden er Avsluttet.

Jeg får ikke Avsluttet Perioden

• Dette kan skyldes at det ikke er opprettet en ny Aktiv Periode.