Fraværskoder

Ved registrering av fravær må en velge hvilken fraværskode som skal brukes.

Fraværskodene representerer ulike typer fravær. Det er viktig å bruke korrekt fraværskode, da denne styrer hvordan fraværet skal håndteres i rapporter, statistikker og integrasjoner.

For å opprette eller vedlikeholde Fraværskoder gå til menyvalg Admin - Fravær - Fraværskoder

Opprette
Trykk på + ikonet oppe til venstre for å opprette ny fraværskode.

Om lønnskonsekvens for fraværskode skal kunne eksporteres  til lønn må den knyttes mot lønnsart i oppsett integrering lønn. 

Om virksomheten har integrasjon av fravær til eksternt system må kobling til ekstern fraværskode opprettes. 

Ta kontakt med oss for å avtale bistand til å håndtere dette. 

Endre
For å se, endre eller deaktivere en fraværskode klikk på navnet for å åpne den.

Slette
En fraværskode kan kun slettes om den ikke er i bruk. For å slette, klikk på de tre prikkene til venstre og deretter på søppelbøtte ikonet. 

Oppsett fraværskode

De enkelte feltene på fraværskode defineres i henhold til bedriftens behov.

Original

Fraværskode:
Kan bestå av både tall og bokstaver (alfanumerisk). Maks 4 tegn.

Beskrivelse:
Navn på fraværskode som beskriver fraværet.

Aktiv:
Angir om fraværskoden er aktiv og kan benyttes, eller passiv og ikke er tilgjengelig for bruk.

Type:
Gyldige verdier: Avspasering, Ferie, Fravær, Permisjon, Permittert

Lønnet av bedrift:
Dersom du skal bruke fraværsregistreringene til å lønne betalt fravær, må du for de aktuelle fraværskodene velge mellom Ja, Nei, eller Delvis i feltet "Lønnet av bedrift".

Hvis du velger "Delvis…" må du i tillegg fylle ut antall dager bedriften skal betale lønn for dette fraværet.

Hvis du ikke skal overføre betalt fravær automatisk til lønn, må du velge Nei i dette feltet. Det samme gjelder for fraværskoder bedriften ikke skal betale lønn for.

Egenmelding/Sykemelding:

• Velg verdien "Ingen" på de fraværskoder som ikke er sykefravær.
• Velg verdien "Egenmelding" på de fraværskoder som gjelder egenmelding.
• Velg verdien "Egenmelding barns sykdom"på de fraværskoder som gjelder barns sykdom.
• Velg verdien "Sykemelding" på de fraværskoder som gjelder sykemelding.

Plassering RTV og NHO:
Her velger du hvilken kolonne i disse statistikkene fravær med denne koden skal fremkomme.
NB! Disse statistikkene leveres ikke lengre til NHO eller Rikstrygdeverket, men er fortsatt tilgjengelige i applikasjonen.

Krever innlevering av skjema:
Hvis en krysser av for dette vil det ved registrering av fravær dukke opp et en egen avsjekkingsboks, hvor en kan registrere at f.eks. egenmeldingskjema, sykemelding etc. er levert. 

Ta hensyn til arbeidstidsavtale/periodeplan:
Styrer om fraværskoden skal ta hensyn til arbeidstidsavtaler og periodeplaner. Dersom du fjerner haken i dette feltet, vi alle fraværsregistreringer som gjøres på denne koden ikke bruke eventuelle arbeidstidsavtaler eller periodeplaner som er registrert på den ansatte.

Vises i fraværsmelding på web:
Angir om de ansatte skal kunne registrere fraværsmeldinger på denne koden fra Min Tid.

Deaktiver fleksitid:
Når det føres fravær som er merket med "deaktiver fleksitid" vil det ikke bli beregnet fleksitid i perioden for fraværet.
Enkeltdager hvor fraværet er slettet vil heller ikke få beregnet fleksitid.
Vanlig bruksområde er f.eks. graderte sykemeldinger hvor det ikke er tillatt å opparbeide fleksitid eller overtid.
Standard oppsett for en fraværskode vil være at "Deaktiver fleksitid" ikke er satt - dvs. en må selv gå inn å sette dette på de fraværskoder en ønsker.

Eksterne Fraværstyper: 

Dersom dere har integrasjon af fravær fra fraværsmodulene i Simployer; Sykefravær, Fri & Permisjon og Ferie, så må fraværskodene opprettes i begge systemer og mappes på kode for ekstern fraværstype. Dette er for å sikre dataflyt mellom modulene og er en totrinnsprosess;

1) Opprett fraværskode i Simployer Portal - Rutiner - Administrasjon - Faste Registre - Fraværstyper

2) Opprett identisk fraværskode i Tid modulen; Flow Tid - Admin - Fraværskoder. Velg til sist + tegnet ved Kode. Finn den tilhørende eksterne fraværskoden, Velg og Lagre.

I rullegardinen for Eksterne Fraværskoder finner du Fraværskodene deu har opprettet i Simployer Fraværsmodulene (steg 1 over) og som fortsatt ikke er mappet med fraværskode i Tid modulen (steg 2).