Fraværseksport

Fraværseksport i Flow

Er laget for å kunne eksportere fravær i Capitech til fil for import i f.eks fraværsmodul i et lønnssystem. Hensikten er naturligvis å unngå å måtte registrere fravær manuelt i flere systemer og heller gjenbruke fravær som allerede er registrert. 

For å kunne benytte denne løsningen må en ha lisens på modulen fraværseksport og være etablert et eksportformat tilpasset det system en skal importere fravær til. 

Finnes under menyvalg Admin - Integrasjoner - Lønnseksport

Eksport av fravær gjøres i samme meny / skjermbilde som lønnseksport og gjenbruker normalt samme lønnsperioder. 

Overordnet arbeidsflyt

1. Lønnsperiode aktiveres for eksport av fravær
   
   
2. Generere fraværsjournal 
   
   
3. Kjør fileksport for å lage fil som kan importeres 
   Sperredato fravær settes til siste dag i lønnsperioden 
   
   Ved behov
   
   
4. Om det oppstår behov for å opprette, endre eller slette fravær
   Sett sperredato fravær tilbake
   Opprett, endre eller slett fravær iht. behov
   Fraværsjournal oppdateres automatisk med avvik
   
   
5. Håndtere avvik  
   Oppdater endrede og slettede fravær i eksternt system 
   Kvitter ut avvik ved å klikke på "Håndtert" 
   
   
6. Eksporter nye fravær til fil
   Om ønskelig kan en eksportere nye fravær som er opprettet etter opprinnelig fileksport
    
   
   

Gjenbruk lønnsperiode
Om du allerede har en lønnsperiode med riktige lønnsgrupper og datoer er det bare å huke av for at perioden skal benyttes til "Eksporter til fraværsmodul"
For info om hvordan en oppretter lønnsperiode les her

Brukes til

Eksporter til lønnskjøring
Aktiveres om lønnsperioden skal benyttes til eksport av variabel lønn. Foreslås som standard på.

Eksporter til fraværsmodul
Aktiveres om lønnsperioden skal benyttes til eksport av fravær til f.eks fraværsmodul i lønnssystem. Foreslås som standard av. 

Status Lønnseksport
settes som "Aktiv" når man oppretter lønnsperioden om eksport til lønnskjøring er aktivert.
Oppdateres automatisk ved generering av lønnsjournal og eksport av fil. 


Status Fraværseksport
settes som "Aktiv" når man oppretter lønnsperioden om eksport av fravær er aktivert. 
Oppdateres automatisk ved generering av fraværsjournal og eksport av fil. 

Fraværseksport kolonner og felter vises kun dersom en har modul for fraværseksport. 

Fraværseksport

Kjøre generering av fraværsjournal 

Når lønnsperiode er klar og minimum en lønnsgruppe er lagt til får man mulighet til å kjøre generering av fraværsjournal. Bare klikk på knappen Kjør 

Når man trykker "Kjør" blir det generert og åpnet en fraværsjournal for perioden. Her kan en se hva som vil bli med når fileksport kjøres.
Fraværsjournalen kan om ønskelig generes til Excel.

PS!
Om en ser behov for å legge til eller endre fravær før eksport kan en sette status fraværseksport på lønnsperioden tilbake til Aktiv og deretter klikk "Kjør" for å generere fraværsjournal på nytt. Opprinnelig innhold i journalen fra første generering erstattes i sin helhet av ny kjøring.

Eksport av fil 

For å eksportere fraværsjournal til fil, klikk på knappen "Fileksport".
Det lages en fil som du kan lagre på ønsket sted.  

NB! Ikke åpne og lagre eksportfilen via Excel, da dette vil endre på filen så den blir uleselig for eksternt system.
Åpne heller om ønskelig en kopi i Excel men ikke filen du faktisk importerer.

Filen importeres i aktuelt fraværssystem og gjør at en slipper manuell registrering av fravær i flere systemer. 

Sperredato
Ved eksport av fraværsjournal til fil settes automatisk siste dag i lønnsperioden som sperredato fravær.
Det betyr at det det ikke kan legges til, endres eller slettes fravær frem til og med sperredato.

Om det er behov for å åpne opp for registrering / sletting / korrigering av fravær kan dette gjøres ved å klikke på "Sperredato" øverst.
Sett dato tilbake så langt det er behov for og lagre.

Nye og endrede fravær etter eksport

Dersom det er behov for å opprette nye, endre eller slette eksisterende fravær etter eksport er kjørt kan en åpne sperredato fravær og utføre dette. Fraværsjournalen vil fange opp disse endringene og vise at det er avvik etter eksport i egen kolonne avvik. 

Om en klikker på "Avvik" får en se hvilke det gjelder 

Pluss er nye fravær som er opprettet
Varseltrekant er endrede fravær
Søppelbøtte er slettede fravær

Om en klikker på et endret fravær får en detaljert oversikt over hva som er endret

Håndtere avvik

Fravær som er endret eller slettet etter opprinnelig fileksport vises med hhv. varseltrekant og søppelbøtte ikon i fraværsjournalen. Siden mange systemer ikke kan håndter import av endring eller sletting av et fravær er det tilrettelagt for at en enkelt kan kvittere ut i journalen at avviket er er rettet i eksternt fraværssystem. Gjøre ved å klikke på de tre prikkene til venstre og kryss av for "Håndtert" 

Avviket oppdateres med hake for at det er håndtert og vil ikke lenger komme opp i journalen som et ubehandlet avvik. Ute til høyre ser en hvem og når som har kvittert ut avviket. 

Fileksport nye fravær

Om det finnes nye fravær i journalen etter opprinnelig fileksport får en mulighet for å eksportere de nye fraværene. Klikk på knappen "Fileksport (Nye fravær)" Filen kan på vanlig måte importeres i fraværssystemet så en unngår manuell registrering. 

Når et nytt fravær er eksportert til fil oppdateres det med eksportert dato og er ikke lenger et ubehandlet avvik. Når filter på ubehandlede avvik er tom vet en at alle fravær er oppdatert og håndtert.